• 浙江教育出版社有限公司费用管理规定(修订)

       发布时间:2016-05-24

    为加强公司费用管理,规范费用报销程序,控制开支,节约成本,提高经济效益,根据国家相关政策、集团有关管理规定以及本公司章程,结合工作实际,制定本规定。

    一、费用管理基本原则

    1.厉行节约、反对浪费。

    2.规范程序、明晰职责权限。

    3.实行费用预算和前置审批。

    4.实行报销与审批回避制度。

    二、费用管理基本制度

    1.按照公司章程,实行法定代表人负责(或授权)、财务中心审核把关的费用管理制度。

    2.费用预决算制度。

    1)以年度为单位,各部门根据历史数据和预算年度业务发展预期提出费用预算方案,经办公室、财务中心审核后,由社委会审定。公司年度预算由财务总监牵头编制,经社委会审定后,财务总监与社长共同审签,报集团批准后执行。

    2)未列入年度预算,且费用金额为20000元以上的临时性项目,事先由部门提出项目预算报告,经分管领导审批后报社长审批。已列入年度预算,但执行时需突破预算金额的项目,事先由部门提出项目预算报告,经分管领导审批后报社长审批。

    3.重大支出项目由社委会集体研究,实行财务总监与社长共同审签的制度。

    1)重大支出项目一事一议,社委会集体研究决定后按规定程序办理。集团规定需要上报或备案的,按集团规定办理。

    2)重大项目包括:

    超过500万元(含)的一次性出版生产经营性费用。

    超过5万元(含)的基建工程和维修项目。

    超过5万元(含)的购置或报废固定资产。

    投资、补贴、捐赠、新产品扶持等专项支出。

    年金、补充医疗保险及绩效考核兑现等专项支出。

    其他5万元以上的非常规费用、支出或损失核销。

    4.企业负责人职务消费以“需要、合理、节约”为原则,按照集团有关文件执行(详见附件:《集团直属单位企业负责人职务消费监督管理实施办法》)。

    5.当事人办理制度。

    所有发生的费用、预支,原则上经办人须为当事人,不得代办。

    6.适时核销制度。

    支出发生后,差旅费5个工作日内办理报销手续;书展、图书博览会等活动费用,闭会后10个工作日内办理报销手续;出国团组回国后应在20个工作日内办理报销手续。当年的票据当年报销,最迟不得超过次年的一月份,特殊情况须报社长同意。

    7.票据审核制度。

    经办人须持合法票据办理费用报销手续。财务中心负责审核票据的合法性和真实性,并有权要求更换或拒收不符合要求的票据。

    三、费用报销审批程序和权限

    公司实行“经手(部门经办人)—复核(部门负责人)—审核(财务中心)—审批(公司领导)”的逐级审批制度。

    重大项目由财务总监与社长共同审签。预算内项目和低于20000元的常规性支出,由社长授权的分管领导或其他人员按权限审批。按国家法规或合同约定缴纳的电话费、邮寄费、保险费、物业管理费等公司日常性费用和低于2000元的行政部门办公费用由办公室主任审批。

    社长的职务消费费用由总编辑审批,其他公司领导的职务消费费用由社长审批。

    四、费用报销管理

    (一)生产费用

    1.在集团确定的定点企业发生的材料费用、印制加工费用由责任印务制单、印务部主任复核、财务中心审核、分管领导审批。因项目合作需要,在集团定点企业以外发生的生产费用,由社长或授权的分管领导审批。

    2.稿费、版税、编辑费、审稿费以及校对费等费用由责任编辑(责任校对)填单、部门负责人复核、分管领导审批后,总编室稿酬管理员统一制单,财务中心审核,总编辑审批。引进版图书的版税、租型教材的租型费,按合同约定的标准由经办人填单、部门负责人复核、财务中心审核、总编辑审批。

    3.与教材生产、推广有关的费用(教材编写劳务费、审定费、培训费、售后服务费、网站维护费)等,按合同约定的标准由经办人填单、部门负责人复核、财务中心审核后报分管领导审批,特殊情况报社委会研究决定。

    4.会议费是指本公司举办或者参加的各类业务会议的住宿费、伙食费、会议室租金、会务租车费和文件印制费等。会议费金额在10000()以上的,举办或者参加会议的责任部门需事先提交会议方案和预算报告。会议预算金额在20000元以内的由分管领导审批;预算金额在20000元(含)以上50000元以内的经分管领导审批后报社长审批;预算金额在50000()以上的须经社委会研究后由社长审批;预算金额超过100000元(含)的由财务总监与社长共同审签。实际费用在预算范围内的,费用报销由经办人填单、部门负责人复核、财务中心审核后报分管领导审批;实际费用超出预算的,须再报社长审批。费用超过20000()的会议,须制备签到簿作为报销附件。外单位与会人员的城际间交通费凭票据按实报销;本公司工作人员参加其他单位召开的会议的,费用报销需附会议通知或邀请书。展销会期间收到的现金收入不得坐支,须交财务中心入账。

    5.公司本级年度宣传费由总编室编制计划和预算,社委会批准后下达至各责任部门。责任部门依据下达的任务和预算制定具体宣传活动方案,经分管领导批准后,报总编室备案。费用报销由责任部门负责人填单、总编室主任复核、财务中心审核后报分管领导审批。其他临时性宣传活动,责任部门需事先提出活动方案和预算报告,分管领导批准后报社长审批。实际费用在预算范围内的,费用报销由责任部门经办人填单、负责人复核、财务中心审核后报分管领导审批;实际费用超出预算的,须再报社长审批。

    (二)办公费用

    1.固定资产(单价在2000元及以上)由办公室编制采购预算,报社长或社委会批准后统一采购,其中公务用车的购置按照集团相关规定办理;属于社会集团购买力专控商品的,须按规定办妥专控手续后再行购置。一次性采购超过5万元的项目,须进行比价,记录比价过程并签订采购合同,按规定需要进行招投标的按规定办理。实际费用在预算范围内的,费用报销由经办人填单、验收人复核、财务中心审核、办公室主任审批;实际费用超出预算的,须由财务总监与社长共同审签。

    2.日常办公用品和工作所需的书报刊、文具、碟片等的采购,以及设备日常维护和维修由办公室统一编制预算和办理。费用报销由经办人填单、保管人签字、财务中心审核、办公室主任审批;超出预算的,须由财务总监与社长共同审签。办公用品采购和设备修理费用报销时,须附相关采购清单或修理清单。

    3.办公用房装修和改造,按集团有关规定执行。

    4.办公楼管理费用(办公室电话费、网络租用费、物业管理费、水电空调费、邮寄费等)由办公室统一办理,由经办人填单、财务中心审核、办公室主任审批;费用同比变动幅度大于20%的,须再报社长审批。

    5.公司各种年检、审计、评审、规费等费用,由责任部门按规定缴纳,费用报销由经办人填单、财务中心审核、办公室主任审批。

    6、公司车辆的正常保养、年检、保险以及维修由办公室车辆管理人员负责办理。费用报销由经办人填单、财务中心审核、办公室主任审批。车辆使用过程中需临时紧急维修,在与办公室车辆管理人员联系后,使用部门可自行安排维修事宜,费用报销由经办人填单、办公室车辆管理人员复核、财务中心审核、办公室主任审批。维修费用超过10000元的,须再报分管领导审批。维修费用报销时,须附相关维修费结算清单。

    (三)差旅费用

    差旅费用是指工作人员到杭州市区(含萧山、余杭)以外地区业务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食费和市内交通费。

    出差人员应按照职级选择安全、经济、便捷的交通工具和旅店,在规定标准之内报销和享受补贴,超标部分一律自理。

    1.因公长程出差交通工具选择和交通费报销、补贴标准:

    1)飞机不能乘坐头等舱、商务舱;列车不能乘坐一等座、商务座和高级软卧包厢;轮船不能乘坐一等舱。公司领导出差,交通费根据有关规定凭相关票据按实报销。

    2)中层管理人员和具有高级职称的人员出差,可乘坐飞机经济舱、列车二等座、轮船二等舱以及长途汽车等交通工具。交通费凭相关票据按实报销。

    3)其他员工出差,原则上乘坐列车二等座、轮船三等舱和长途汽车,长程出差可乘坐一趟飞机。特殊情况须事先报分管领导批准。交通费凭相关票据按实报销。

    4)省外出差市内交通费补贴每人每日100元;省内出差市内交通费补贴每人每天80元。凭票据按实报销者,不享受当日交通费补贴。乘用公司自备车出差由办公室车辆管理员核算公里数,按每公里0.3元发放驾驶员里程补贴,同行人员不享受市内交通费补贴。

    2.因公长程出差旅店选择和住宿费报销标准:

    1)公司领导可以住宿四星及以下旅店,住宿费凭相关票据按实报销。

    2)其他人员原则上住宿三星及以下旅店,住宿标准为:每天每间400元(含)以内标准间。一次出差期间可以统差计算,超出标准部分自理。员工随领导出差,为方便开展工作,可选住同一旅店标准间。

    3)参加会议或培训,在主办方安排的旅店住宿,凭会议通知和住宿费相关票据按实报销。公司大型活动(集体参加的书展、书市等)由公司指定人员统一安排住宿,按实报销。

    3.因公出差伙食补贴标准:

    1)每人每日100元。参加全国性书展、书市、订货会等,用餐由会议举办方统一安排的,据实报销,不再享受伙食补贴。会议或者活动通知注明食宿自理的,按因公出差伙食补贴标准补贴。

    2)出差期间,报销餐饮招待费的当天,不享受伙食补贴。

    4.公派学习、下派基层锻炼的交通费、伙食费补贴标准:

    1)派往地在省外且派出时间超过1个月的每月可报销1次往返交通费,派往地在省内(不含杭州市)的每周可报销一次交通费,标准同长程出差。市内交通费补贴标准:派出时间在1个月以内的每人每日30元,超过1个月的每人每日20元。

    2)外派期间的伙食费补贴标准:派出时间在1个月以内的每人每日30元,超过1个月的每人每日20元。

    费用报销由出差人将原始票据提交财务中心验证后填制报销单、部门负责人复核、财务中心审核、分管领导审批。

    (四)业务招待费

    1.公司领导的对外接待,按照工作需要,本着热情、得体、节俭原则,由办公室负责安排。费用报销由经办人填单、办公室主任复核、财务中心审核后报社长(总编辑)审批。

    2.上级单位、同行单位、重要作者、重要业务单位及外宾和台港澳来宾的接待,原则上由公司办公室或总编室统一安排;业务性较强的,经分管领导同意,也可由对口部门接待。单笔接待费用在3000元以内的,费用报销由安排部门负责人填单、财务中心审核、办公室主任审批;单笔招待费用在3000元(含)以上的,须再报分管领导审批。

    3.部门业务接待,由部门报办公室安排或经办公室授权自行安排。费用由经办人填单、部门负责人复核、财务中心审核、分管领导审批。

    4. 费用报销须在报销单上注明业务招待事由、参加的公司领导及参加的人数。

    5.公司对外接待需赠送礼品的,按一事一议方式,由部门负责人和办公室主任商量后书面报分管领导同意,再报社长批准后由办公室统一安排。

    (五)工资性费用

    根据公司制度或合同约定发放的员工(含离退休人员)、临时用工的月工资(包括岗位工资、岗位津贴、工资性扣款等),由办公室经办人造册、财务中心审核、办公室主任审批。绩效工资由办公室经办人造册、财务中心复核、办公室主任审核后报社长审批。当月奖金数额较大时,财务中心可根据员工个人意愿分月发放。病事假、旷工扣款由考勤人员造册、财务中心审核、办公室主任审批。

    (六)福利性费用

    1.国家规定缴纳的公积金、基本养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、女工生育保险等,统一由办公室根据相关法规造册、财务中心审核、办公室主任审批;年度公积金调整,由办公室会同财务中心提出方案,报社长审批。

    2.职工福利按照集团相关规定,统一由办公室编制年度方案,报社委会研究后由社长审批,具体由经办人制单、财务中心审核、办公室主任审批。非常规性福利(职工困难补贴等)由办公室提出报告和预算方案,经社长或社委会批准后实施。实际费用在预算范围内的,费用报销由经办人填单、财务中心审核、办公室主任审批;超出预算的,须由财务总监与社长共同审签。

    3.医疗费用按省医保中心规定执行。在职职工超出医保卡的门诊费用、超出自行承担限额后的住院费用,凭医院开具的收费收据,经财务中心审核、办公室主任审批后报销。离退休人员的医疗费,按省医保中心规定在医院结算后,余额凭医院开具的收费收据,由财务中心审核、办公室主任审批。18周岁以下职工子女医疗费在省医保中心规定口径内,公司承担50%,报销要求和程序同职工报销。

    4.党团工会、民主党派等的活动需公司补贴活动经费的,由活动组织者提供活动报告和预算方案,经社长或社委会批准后实施。费用报销由经办人填单、活动负责人复核、财务中心审核后报分管领导审批。

    (七)其他费用

    1.公司领导参加培训活动,应按集团规定办理报批或备案手续。其他员工因公参加各种学习、培训、考试的费用报销,按照公司有关规定执行。费用报销由经办人填单、办公室主任复核、财务中心审核后报分管领导审批。

    2.因公出国按照集团有关规定执行,由总编室编制年度计划,报社委会批准后实施。出国费用报销须附出国任务书,由经办人填单、总编室主任和财务中心会签、社长审批。

    3.探亲假路费报销按有关规定执行。费用报销由经办人填单、财务中心审核、办公室主任审批。

    4.各类资产折旧、摊销、资产损失准备和各种税金由财务中心按照国家法律法规和集团的规定负责计提。

    5.各类捐赠应附集团批准文件或中宣部、新闻出版广电总局、省国资委、省财政厅、省新闻出版广电局或者省委宣传部等具有直接领导关系的机关下发的文件以及接受捐赠单位的发票或者收据作为凭据。

    五、各类费用报销的具体要求

    1.纸张采购以及制版、印制等外加工费用,须按规定提供增值税专用发票。

    2.外来发票应为按照业务性质盖有国家或地方税务局监制章的正式发票,收据应盖有出票单位财务章,单位内部自制票据均应规范填写日期、单位名称、内容、数量、单价和金额,凡是票据具有的要素须全部齐全。机打发票不可涂改;内容有修改的手工发票,修改处须由开票单位加盖公章,但发票金额不可修改。

    3.财务中心应通过税务网站和电话核实发票真伪,金额在5000元(含)以上的发票须经两人核实。

    4.报销经办人和费用承担人不一致时,费用承担人须签字确认,多人分摊的应注明分摊方式和分摊金额;没有注释的,默认平均分配模式。

    5.部门报销的费用中如有应由公司承担的费用,须在报销单上注明,报社长审批。

    6.报销单在送交分管领导审批前,须先经财务中心进行票据合规性、合法性审核。

    7.借支银行支票须在支票上载明用途和日期,由分管领导审批,支票使用后1周内办理报销手续。

    六、附则

    1.本规定由社委会授权办公室、财务中心负责解释,于2015728日起实行。

    2.下属子公司参照本管理制度另行制定费用管理规定,报公司备案。

    附:《集团直属单位企业负责人职务消费监督管理实施办法》

    浙江教育出版社有限公司

    2015728




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